Política de Privacidade

O Seu Cartório é uma plataforma de atendimento e automação para serviços notariais e de registro, fornecida por NEXUS AI TECNOLOGIA LTDA, CNPJ 64.599.818/0001-55, com sede na Rua Pais Leme, 215, conjunto 1713, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150.

Esta política trata de dois papéis diferentes, e a distinção importa porque muda quem responde pelo quê:

Quando você é cliente de um cartório e fala com o atendimento pelo WhatsApp, quem decide o que fazer com os seus dados é o cartório. Ele é o controlador — e isso não é escolha nossa: o art. 82 do Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial (Provimento nº 149/2023 do CNJ) define o responsável pela delegação do serviço notarial ou de registro como controlador dos dados pessoais tratados na serventia. Nós somos o operador, nos termos do art. 83 do mesmo Código: tratamos os dados por conta e ordem dele, nos limites do contrato. Pedidos sobre esses dados devem ser dirigidos ao cartório com quem você falou; se chegarem a nós, encaminhamos a ele e avisamos você.

Quando você é cliente, prospecto ou visitante do Seu Cartório — um cartório que contratou ou avalia a plataforma, alguém que preencheu um formulário nosso, ou quem recebe nossas campanhas —, nós somos o controlador.

No atendimento do cartório (papel de operador). Nome, telefone de WhatsApp, foto de perfil pública do WhatsApp e o conteúdo das conversas — texto, imagens, documentos e áudios que você enviar. Áudios recebidos são convertidos em texto para que o atendimento possa lê-los e responder. Quando você consulta o andamento de um protocolo, tratamos o número e a senha do protocolo apenas para consultar o sistema do cartório e devolver a resposta. Registramos também a que fila ou atendente a conversa foi encaminhada e quando foi encerrada.

Na plataforma (papel de controlador). Dados de cadastro dos usuários do painel: nome, e-mail, telefone, cargo e credenciais de acesso. Dados de contratação do cartório: razão social, CNPJ, endereço, contatos e informações de cobrança. Dados de contato de prospectos e listas de marketing: nome, e-mail e a origem do contato.

Registros técnicos. Logs de acesso ao painel com data, hora e endereço IP, guardados conforme o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014). Registros de entrega, abertura e clique dos e-mails que enviamos. Dados de navegação nas páginas públicas do site, coletados por cookies, descritos na seção 10.

Se algo assim chegar pelo WhatsApp por iniciativa do cliente, será tratado pelo cartório sob as mesmas regras do ato correspondente.

Para responder você e executar o serviço que você pediu ao cartório. Base legal: execução de contrato ou de procedimentos preliminares a ele (art. 7º, V, da LGPD) e cumprimento de obrigação legal e regulatória pelo cartório (art. 7º, II).

A regulação específica do setor existe e tem nome. O Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial (Provimento nº 149/2023 do CNJ) consolidou as normas gerais e é a regra que aplica a LGPD aos serviços notariais e de registro: define o delegatário como controlador (art. 82), obriga a nomeação de encarregado (art. 84, I, e art. 88), exige política interna de privacidade e proteção de dados e política de segurança da informação (art. 84, V e VI), mapeamento das atividades de tratamento (art. 84, II, e art. 85), treinamento de prepostos (art. 84, IX, e art. 94) e adoção de medidas de transparência ao usuário (art. 84, IV). O Provimento nº 213/2026 do CNJ estabelece os padrões de tecnologia e segurança da informação das serventias extrajudiciais (art. 206). Além dessas, cada serventia observa as normas da corregedoria do seu estado.

Para manter a plataforma funcionando, com segurança. Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX, da LGPD). Em vez de deixar a expressão solta, o que ela significa aqui é concreto e se limita a quatro coisas: guardar registro de quem entrou no painel e quando, para conseguir investigar um acesso indevido; registrar falhas do sistema com os dados mínimos para descobrir a causa e corrigir; bloquear tentativas de invasão, uso automatizado abusivo e fraude; e medir volume de atendimento e desempenho para dimensionar a capacidade do serviço.

E três limites que aplicamos a essas finalidades. Usamos o mínimo necessário para cada uma. Não usamos o conteúdo das suas conversas com o cartório para nenhuma delas. E, se num caso concreto o seu interesse ou direito fundamental pesar mais do que o nosso, o seu prevalece — você pode se opor ao tratamento fundado em legítimo interesse escrevendo ao encarregado, e nós avaliamos e respondemos.

Para comunicação comercial — campanhas, novidades e convites. Base legal: o seu consentimento (art. 7º, I) ou o legítimo interesse quando você já é nosso cliente. Todo e-mail de campanha traz link de descadastro, e o descadastro é imediato e definitivo.

Para cumprir obrigações legais, como a guarda de registros de acesso (art. 7º, II).

Parte do atendimento é feita por um assistente automatizado. Isso significa que o conteúdo da sua mensagem é enviado a provedores de modelos de linguagem para gerar a resposta, e que trechos da base de conhecimento do cartório são recuperados para fundamentá-la. Os provedores estão nomeados na seção 5.

Três compromissos concretos sobre isso:

Você sempre pode pedir para falar com uma pessoa, a qualquer momento, e a conversa é transferida para a equipe do cartório.

O assistente não toma decisões com efeito jurídico sobre você. Ele informa, orienta e encaminha; quem pratica o ato é o cartório.

Guardamos perguntas, respostas e a indicação de quais trechos da base foram usados, para que a equipe do cartório corrija o que estiver errado e melhore a qualidade do atendimento. Esse registro fica acessível apenas à equipe do cartório e à nossa equipe técnica, pelo prazo indicado na seção 7.

Com o cartório a quem o atendimento se destina — que é o controlador daqueles dados.

Com autoridades, quando houver determinação legal ou judicial.

Com os fornecedores listados abaixo, todos contratados e obrigados a tratar os dados apenas conforme nossas instruções. Nomeamos cada um, com a finalidade e o país, porque categoria genérica não é transparência:

Esta lista é mantida atualizada. Quando um fornecedor entra ou sai, a mudança é publicada aqui com a data.

Parte dos fornecedores da seção 5 está fora do Brasil, e a tabela indica o país de cada um. Na prática, isso significa que o conteúdo das mensagens e os áudios enviados no atendimento, os dados armazenados no banco e os dados de navegação nas páginas públicas podem ser processados nos Estados Unidos.

A transferência é feita com base nas cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, nos termos do art. 33, II, “b”, da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 19, de 23 de agosto de 2024, firmadas com cada fornecedor. Exigimos deles padrões de segurança compatíveis com os nossos e cláusulas que proíbem o uso dos dados para finalidade própria, inclusive para treinamento de modelos. Nas hipóteses em que a transferência é indispensável à execução do serviço que você solicitou, aplica-se também o art. 33, IX, “b”.

Não existe uma única lei que diga “guarde conversa de atendimento por tanto tempo”. O que existem são prazos diferentes, cada um com a sua finalidade, e é a combinação deles que define o número. Por transparência, aqui está cada prazo com a lei que o sustenta:

Registros de acesso ao painel: 6 meses. É o prazo do art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), que obriga o provedor de aplicações de internet a guardar os registros de acesso sob sigilo por, no mínimo, seis meses.

Conversas de atendimento e arquivos enviados: 5 anos. Não é guarda exigida por lei; é o prazo necessário para que cartório e plataforma possam comprovar o que foi tratado e se defender, caso surja reclamação. O parâmetro é o art. 27 do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), que fixa em cinco anos a prescrição da pretensão de reparação por fato do serviço. A LGPD admite a conservação com essa finalidade no art. 16, I e II. O cartório pode definir prazo menor, e nós ajustamos por cartório.

Histórico de perguntas e respostas do assistente: 12 meses. Aqui não há prazo legal: é decisão de necessidade, fundada no art. 6º, III, da LGPD. Doze meses cobrem com folga o ciclo de correção da base de conhecimento, e guardar mais não teria finalidade.

Dados de cadastro e contratação: 5 anos após o fim da relação. Prazo alinhado à decadência e à prescrição tributária dos arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional e à guarda de documentos fiscais.

Contatos de marketing: até o descadastro. Depois dele mantemos apenas o mínimo — o endereço numa lista de bloqueio — para garantir que não voltaremos a contatá-lo. Guardar esse mínimo é o que torna o descadastro efetivo.

Cookies: os prazos estão na seção 10.

Encerrados os prazos, os dados são eliminados ou anonimizados.

Usamos criptografia em trânsito (HTTPS/TLS), controle de acesso por perfil e por cartório — cada cartório enxerga apenas os próprios dados —, autenticação individual, registro de acessos e backups. Nenhum sistema é imune, mas mantemos processo de resposta a incidentes e, havendo incidente com risco relevante, comunicamos os titulares e a ANPD nos termos do art. 48 da LGPD. As medidas acompanham os padrões de segurança da informação exigidos das serventias pelo Provimento nº 213/2026 do CNJ.

A LGPD garante a você: confirmação de que tratamos seus dados, acesso a eles, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos, portabilidade, informação sobre com quem compartilhamos, revogação do consentimento, oposição a tratamento fundado em legítimo interesse e revisão de decisões automatizadas.

Se o pedido for sobre um atendimento de cartório, encaminharemos ao cartório responsável e avisaremos você, porque naquele caso quem decide é ele.

Usamos cookies em dois grupos, com finalidades e bases legais diferentes.

Cookies necessários. São os que fazem o acesso funcionar. Guardamos no seu navegador o token que mantém você conectado (token, validade de 7 dias) e o token de renovação da sessão (refreshToken, validade de 30 dias). Sem eles você precisaria digitar a senha a cada página. São cookies próprios, não são compartilhados com ninguém, e a base legal é a execução do contrato (art. 7º, V, da LGPD).

Cookies de medição de audiência. Usamos o Google Analytics apenas nas páginas públicas do site — ele não é carregado nas telas do painel, onde você está autenticado e trabalhando. A base legal é o legítimo interesse (art. 7º, IX, da LGPD), nos termos admitidos pelo Guia Orientativo sobre Cookies da ANPD: a medição é agregada, serve para entender quais páginas funcionam, e está configurada para não criar perfil de usuário — desativamos os sinais do Google e a personalização de anúncios, e o endereço IP é anonimizado. O site também carrega fontes tipográficas do Google Fonts, o que faz com que seu endereço IP seja comunicado ao Google.

Você pode recusar a medição a qualquer momento, bloqueando cookies nas configurações do navegador ou escrevendo ao nosso encarregado. Bloquear os cookies necessários impede o login; bloquear os de medição não afeta em nada o funcionamento do serviço.

Podemos atualizar esta política. A versão vigente fica sempre nesta página, com a data de vigência e a data da última atualização no topo. Mudanças relevantes serão comunicadas pelos canais da plataforma.

Versão 1.1, de 20 de junho de 2026. Atualização das referências normativas do setor extrajudicial: as menções ao Provimento nº 134/2022 do CNJ foram substituídas pelo Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial (Provimento nº 149/2023 do CNJ), que consolidou as normas gerais e passou a tratar da proteção de dados pessoais no seu Título VI. Nenhuma alteração em quais dados tratamos, para quê, com quem compartilhamos ou por quanto tempo guardamos.